CAFM-системы: что это такое и для чего они нужны

CAFM (Computer-Aided Facility Management) — компьютерные средства автоматизации управления инфраструктурой недвижимости. Это ИТ-решения для оцифровки процессов эксплуатации недвижимости и взаимоотношений с субъектами (арендаторами, подрядчиками и др.).

CAFM-системы позволяют:

• обеспечить быструю реакцию на обращения в процессе эксплуатации — не работает кондиционер, протекает кран, появился мусор на этаже, сломалась система вентиляции;
• создать цифровых двойников оборудования и инженерной инфраструктуры, обеспечить своевременное обслуживание — пожарные извещатели, огнетушители, кондиционеры, датчики движения;
• принять взвешенное решение с опорой на BigData — сколько расходников закупить, где недорабатывают подрядчики, когда проводили ТО СПС;
• обеспечить прозрачные взаимоотношения с арендаторами, государственными органами, подрядчиками — оценка инцидентов, персональные фото- и видеоотчеты.

Системы CAFM (Computer-Aided Facility Management) для управления инфраструктурой объектов недвижимости, как правило, используют две категории заказчиков:

• клиент (владелец недвижимости, арендодатель, девелопер);
• сервисные компании (управляющая компания или facility-оператор).

Какие задачи решают CAFM-системы

Управление инфраструктурой недвижимости подразумевает решение ряда задач:

• клининг — уборка помещений, мойка фасадов, промышленная уборка, дезинфекция помещений;
• обслуживание территории — уборка мусора, вывоз снега, обслуживание газонов и клумб, озеленение, ландшафтный дизайн;
• ремонт — покраска мебели, устранение дефектов стен, строительные услуги;
• техобслуживание — электроснабжение, газоснабжение, кондиционирование и вентиляция, водопровод и канализация;
• пожарная безопасность — состояние противопожарного оборудование и эвакуационных путей, работа сигнализации, размещение указателей на случай эвакуации;
• сервисы — химчистка, кейтеринг, высотные работы, охрана и другие.

Параллельно с этим появляется вопрос — как обеспечить учет заявок и контроль исполнения (чтобы запросы на ремонт не терялись, техобслуживание выполнялось вовремя и т.д.).

Что представляют из себя такие системы с технической точки зрения

Обслуживание инфраструктуры крупных коммерческих объектов подразумевает необходимость учета (заявок, сроков, оборудования). Возможные варианты:

• вручную — заявки поступают на номер телефона / адрес электронной почты, вносятся бумажный журнал, раздаются на планерках сотрудникам, контроль и соблюдение стандартов качества зачастую под вопросом;
• в Excel, Google Docs — к документам есть доступ к нескольких сотрудников, которые оставляют заявки / пометки (сводить, контролировать, делать отчеты и аналитику достаточно сложно);
• с использованием CRM-систем (к примеру, Битрикс24) — ИТ-решения часто не позволяют обеспечить необходимую функциональность, нужны дорогостоящие доработки или интеграции;
• через несколько ИТ-решений (ПО Литограф + журнал заявок Odin) — нет единой системы управления и хранения данных, сложности с распределением ролей и / или заявок.

CAFM-системы — программные решения, которые разработаны специально для управления объектами недвижимости, решения общих и специфических задач компаний b2b.

Архитектура CAFM представлена двумя обязательными элементами:

• БД — база данных, в которой хранятся заявки, контакты, история обращений и другие сведения;
• графическое приложение — то, с чем непосредственно взаимодействуют сотрудники, ЛПР и другие субъекты.

Разработчики предлагают мобильное приложение для создания удобных рабочих мест исполнителей: чек-листы, база знаний, напоминания, автоматические отчеты и акты, заявки и другие.

CAFM-системы могут включать:

• системы автоматизированного проектирования (САПР, CAD) — LibreCAD, nanoCAD, FreeCAD, AutoCAD, BricsCAD, КОМПАС-3D, T-FLEX CAD;
• объектно-ориентированные базы данных (ООБД) — Cache, Cerebrum, IBM Lotus Notes/Domino, Jasmine, ObjectStore
• информационные модели зданий (BIM) — Archicad, Allplan, Revit (САПР от Autodesk), Renga;
• компьютеризированные системы управления техническим обслуживанием (КСУТО, CMMS) — Planny24, HubEx, Ellipse EAM, 1С:ТОИР, AMOS Maintenance and Procurement и другие.

Для построения отчетов и графиков могут использоваться системы визуализации (BI).

Функционал в системах CAFM

Наращивание и расширение функциональности систем CAFM привело к появлению новых маркетинговых терминов:

• CIFM — Computer Integrated Facilities Management;
• TIFM — Total Infrastructure and Facilities Management;
• IWMS — Integrated Workplace Management System;
• UIFM — Ubiquitous Infrastructure & Facilities Management.

Зачастую они используются как синонимы. Ниже разберем основную функциональность Computer-Aided Facility Management.

Управление портфелем недвижимости

CAFM-системы представляют аналитическую статистику по:

• составу и состоянию недвижимости — физический износ, технические / эксплуатационные / установочные и другие характеристики объектов эксплуатации;
• издержкам и доходам — показатели по видам эксплуатации, по уровням реестра недвижимости, удельные и абсолютные издержки, динамика затрат / дохода по периодам, оценка экономических характеристик (восстановительной стоимости и физического износа)
• использованию недвижимости — инвентаризация активов (первоначальная, периодическая), статистика по оборудованию / персоналу / мебели.

На основе данных CAFM-системы возможно прогнозирование будущего состава и качества портфеля недвижимости.

Управление арендой недвижимости

Системы CAFM используются для:

• администрирования договоров аренды — учет контрагентов и договоров, формирование регулярных счетов, взаимодействие с 1С:Бухгалтерия, распределение общих расходов (roll down), предоставление и учет индивидуальных услуг / сервисов арендаторам;
• мониторинга состава и характеристик объектов аренды — учет объектов и относящихся к ним активам (мебель, оборудование), реестры объектов (общий, занятые площади, свободные площади);
• планирования арендной деятельности — реестр рыночных арендных ставок, финансовый план (при 100% загрузке, при недозагрузке), бюджет поступления арендной платы, мониторинг должников, KPI арендной деятельности, отчеты.

Управление эксплуатацией недвижимости

CAFM-системы нужны для решения задач, связанных с управлением эксплуатации недвижимости:

• поверки, освидетельствования, техосмотры — планирование и выполнение ТО, идентификация дефектов на поэтажных планах с указанием степени критичности, анализ истории ремонтных работ, характеристики отказов и оценка надежности;
• техническое нормирование — ведение фирменных баз (ТО, ремонты, клининг), технологические карты, ГЭСН, ведение ТН (периодичность, ресурсоемкость, плановые ремонты и замены в течение полного жизненного цикла активов);
• планирование работ и ресурсов эксплуатации — долгосрочное / среднесрочное / краткосрочное планирование ремонтов, работ для подрядного выполнения, клининга, ТО и других, формирование ресурсных ведомостей;
• планирование бюджета эксплуатации — ведение фирменной базы стоимости ресурсов, ресурсные сметы, текущие / квартальные корректировки бюджета или секвестирование, а также другие.

Управление использованием недвижимости

Системы CAFM используются для:

• учета — размещения или перемещения подразделений / сотрудников / рабочих мест / активов (с визуализацией на плане);
• расчета — потребностей в площадях / ресурсах;
• анализа — эффективности использования недвижимости (KPI), обеспеченности подразделений активами и площадями.

Управление переездами

CAFM-системы помогают при:

• планировании — размещения рабочих мест, комплектации (мебель, оборудование), будущего использования недвижимости на основе норм размещения;
• администрировании переезда — маршрутные листы мебель и оборудования, минимизация утери и порчи благодаря использованию (штрих-кодирования, RFID).

Управление активами

CAFM-системы для управления активами нужны, чтобы работать с:

• объектами недвижимости — реестр участков / зданий / сооружений, технические и адресные характеристики, учет прав на объекта, реестр правообладателей, договоров страхования, гарантийных обязательств;
• инженерным оборудованием — штрих-кодирование, идентификация местоположения, реестр британия по системам, справочники характеристик;
• движимым имуществом — закрепление материально ответственных лиц, инвентаризация с идентификацией, реестры ТМЦ / ИТ-оборудования / спецтехники / предметов интерьера, формирование инвентаризационных ведомостей с возможностью выгрузки в Excel, а также другие.

В системах CAFM можно вести электронную библиотеку документации жизненного цикла активов в соответствии с требованиями законодательства. Это помогает контролировать наличие документов на инженерные системы и оборудование (техпаспорт, сертификаты), контролировать сроки окончания действия, автоматически рассылать уведомления ответственным лицам.

Управление сервисным обслуживанием

Функциональность CAFM-систем позволяет решить задачи:

• организация ServiceDesk — мультиканальный учет заявок 24/7;
• администрирование — процессы формирования / регистрации / маршрутизации заявок;
• организация диспетчерской службы для управления потоком заявок;
• контроль выполнения заявок, анализ качества работ / услуг.

Преимущества от использования системы

CAFM — система, которая позволяет наладить бизнес-процессы в области управления объектами недвижимости. В организационном плане Computer-Aided Facility Management можно сравнить с работой службы поддержки.

В зависимости от особенностей предприятия CAFM могут решать различные задачи.

CAFM-системы обеспечивают преимущества для:

• руководителей и ответственных лиц — прозрачные бизнес-процессы и доступ к оперативным данным почти в режиме реального времени (динамика арендных доходов и расходов, аварии и прочие инциденты, критические сроки мероприятий, контроль сотрудников);
• арендаторов — повышение комфорта рабочей / жилой среды (заявки 24/7, возможность заказа платных услуг и / или бронирования активов, полная отчетность о работам и затратам в личном кабинете);
• сотрудников компаний — прозрачные процессы формирования задач и контроля исполнения (чек-листы, базы знаний, статусы заявок, перенаправление задач профильному отделу, мобильное рабочее место), автоматизация рутинного документооборота

Рост эффективности facility management

Системы автоматизации позволяют повысить эффективность Facility Management (FM) за счет:

• создания «единой точки» получения и обработки заявок — запросы не потеряются, «не зависнут» у сотрудников;
• маршрутизации заявок — настройка автоматического распределения заявок по ответственным;
• реакции на обращения арендаторов, собственников и посетителей — запросы принимаются и передаются в работу практически мгновенно;
• контроля сотрудников — чек-листы, базы знаний, статусы заявок;
• ППР и календарного планирования — распределение задач и нагрузки на сотрудников.

Сокращение издержек

Системы CAFM позволяют сократить издержки:

• общие (расходные материалы, материалы в запас, для эксплуатации, издержки на ведение документооборота);
• издержки на ТО;
• стоимость инвестированного капитала в стратегические запчасти и расходные материалы для эксплуатации;
• трудоемкость эксплуатации, безотлагательной коррективной эксплуатации, ТО, а также другие.

Прозрачность взаимоотношений

Системы CAFM позволяют обеспечить прозрачность взаимоотношений между арендодателями, арендаторами, подрядчиками, facility-операторами, сотрудниками, государственными органами.

Это достигается за счет ряда функций:

• фото- и видеоотчеты о проделанной работе;
• хранение истории внутренних взаимоотношений;
• организация (разграничение) допуска пользователей;
• идентификация активов, недвижимости, оборудования (штрих-кодирование, NFC, RFID);
• закрепление материально-ответственных лиц (МОЛ);
• ведение фирменной базы стоимости эксплуатационных ресурсов;
• расчет рыночной сметной стоимости первоначальной цены предложения;
• согласование работ с арендаторами, штатными сотрудниками и подрядчиками внутри одной системы.

Соответствие нормативно-законодательным актам

Работу офисов и коммерческих площадей в России могут проверять различные государственные органы:

• Министерство чрезвычайных ситуаций, МЧС, пожарная инспекция, пожарный надзор;
• Федеральная служба по техническому и экспортному контролю или экспортный контроль;
• Государственная инспекция труда, ГИТ, Роструд, трудовая инспекция;
• Санэпидемстанция, СЭС;
• Государственный земельный надзор, Росреестр;
• Роскомнадзор, Надзор в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций;
• Роспотребнадзор, а также другие.

Для владельцев коммерческой недвижимости актуален вопрос пожарных проверок (плановых, внеплановых, выездных, документарных в зависимости от степени риска здания).

Соблюдение норм законодательства подразумевает, что нужно:

• закупить огнетушители, поверять их и следить за сроками;
• привести в порядок систему пожарной вентиляции;
• оснастить здание указателями на случай пожара;
• освободить эвакуационные пути от захламления и так далее.

В CAFM-системах можно вести реестр оборудования, задавать сроки поверки, рассылать уведомления заинтересованным лицам о подготовке к пожарной проверке и так далее.

Системы автоматизации позволяют обеспечить соблюдение норм гражданского, гражданского-процессуального, налогового, административного законодательства:

• при заключении договоров аренды и допсоглашений;
• при выставлении счетов на оплату и получении средств от арендаторов;
• при получении запроса или иного документа государственных органов.

Рост рыночной стоимости активов

Опыт внедрения систем управления недвижимостью CAFM, по разным подсчетам, позволяет снизить издержки на 25–30% (в зависимости от особенностей компании) при параллельной оптимизации их структуры.

Основные моменты:

• техобслуживание оборудования продлевает срок службы и минимизирует риски аварийных ситуаций;
• доступ к реестрам объектов и визуализация позволяют максимизировать арендный доход;
• инвентаризация с идентификацией снижают риски утери и порчи имущества.

Удобство для сотрудников

Основные преимущества CAFM-систем для персонала:

• мультиканальный учет заявок;
• мобильные приложения и рабочие места;
• автоматизация рутины;
• экономия времени (к примеру, отказ от ежедневных планерок или еженедельных совещаний);
• базы знаний и чек-листы;
• автоматическая маршрутизация заявок.

По различным данным, период окупаемости систем класса CAFM/CIFM составит 9–11 мес. в зависимости от специфики организации. ROI проекта внедрения достигает 300% за первые 3 года эксплуатации.

Рейтинг CAFM-систем

При выборе CAFM/IWMS учитывают:

• возможность работы без кастомизации;
• качество отраслевой специфики;
• стоимость покупки (подписка, лицензия);
• возможность конфигурации;
• стоимость и сроки внедрения;
• функциональность, наличие мобильных приложений и т.д.

Заказчики из сферы b2b указывают на наличие рисков и вопросов. К примеру, это могут быть несовместимость с текущей IT-инфраструктурой на предприятии, высокая стоимость внедрения и организационные издержки, ограниченность функций новой системы, технические сложности.

Чтобы минимизировать риски, необходимо правильно выбирать поставщика CAFM/IWMS решения.

Okdesk

Okdesk — отраслевое ИТ-решение на основе CAFM и Service Desk с бесплатной демо-версией. Позиционируется как сервис для для оцифровки взаимоотношений с арендаторами и процессов эксплуатации коммерческой недвижимости.

Функции Okdesk:

• мультиканальный учет заявок;
• мобильное рабочее место персонала (приложения с возможностью стилизации);
• календарное планирование и ППР;
• автоматическое распределение заявок (маршрутизация).

Есть три тарифных плана с разницей в зависимости от количества объектов и сотрудников (исполнителей).

Okdesk внедрен в ряде бизнес-центров и ТРЦ Москвы, сетях многофункциональных офисных пространств, сервисных компаниях.

Разработчики предлагают возможность внедрения систем любой сложности.

1С: ТОИР

1С:ТОИР (Техническое Обслуживание и Ремонт) — система для автоматизации работы с промышленным оборудованием.

Функции:

• расчет ТМЦ, расходных материалов;
• формы («Показатели наработки», «Выявленные дефекты», «Учет контролируемых показателей»);
• объекты ремонта (базы оборудования, средств измерений, техники, систем);
• планирование ТО и ремонта;
• бюджетирование и расчет затрат на основе ремонтных заявок;
• контроль и учетных ремонтных работ (план-факт и другие инструменты);
• расчет потребности в персонале (диспетчер, инженер, механик, монтажник, слесарь).

1С: ТОИР входит в экосистему 1С. В случае с производственными объектами нужна интеграция 1С:ТОИР и 1С:ERP Управление предприятием.

Стоимость достигала 1 млн рублей (по состоянию на начало 2024 года). 1С: ТОИР позиционируется как решение для промышленных предприятий.

ValMaster

В линейке разработчика представлены:

• ValMaster FM — управление корпоративной недвижимостью, CAFM, Computer Aided Facilities Management (CIFM / TIFM / IWMS / UIFM);
• FSM — Field Service Management, управление эксплуатационным производством;
• BTI — технический учет недвижимости;
• PlanMaker — графическое приложение (визуализация и обоснование решений по всем функциям управления недвижимостью).

Разработчик — Научно-производственный центр инновационных технологий в недвижимости «ИНТЕХНЕДВИЖИМОСТЬ» — предлагает не только сам программный продукт, но и сопровождение процессов внедрения.

CAFM от данного вендора — это ValMaster FM, который поддерживает возможности:

• управление активами (недвижимость, инженерное оборудование, движимое имущество), эксплуатацией, арендой, использованием недвижимости;
• бизнес-аналитика портфеля недвижимости;
• более 250 отчетов (генераторы FastReport);
• схемы и графические планы (CADSoftTools);
• визуализация на карте.

Разработчики обещают полную готовность к промышленному использованию за 30 минут.

Comindware Мое здание

Комплексное ИТ-решение для эффективной эксплуатации недвижимости включено в реестр отечественного ПО. Основные возможности:

• автоматизация работы диспетчерской («Заявка-Наряд-Работы»);
• систематизация данных на складе, упрощение инвентаризации;
• автоматизация плановых обходов с использованием QR-кодов и NFC-меток;
• создание цифровых двойников с полным перечнем оборудования и необходимых работ;
• упрощение документооборота и процесса выставления счетов;
• CRM и управление историей взаимодействия с клиентами.

Срок внедрения под ключ — от 4 месяцев. Предлагают серверное и облачное решение.

O-din

Отраслевое web-приложение для профессиональных управляющих и эксплуатирующих компаний представляет собой набор модулей, которые может выбирать конкретный заказчик:

• Сервис-деск Эксплуатация — заявки по сервисам и категориям, дашборды с отчетностью, фильтрация, архив;
• модуль регулярных обходов — планирование повторяющихся работ и автоматическое формирование заявок с чек-листами;
• модуль ППР — реестр групп систем оборудования, оборудования с техкартой и статистикой работ, чек-листы, календарь ППР;
• модуль коммунальных услуг — приборы учета, даты показаний и поверок, возможность сбора данных с использованием модуля «Мобильное приложение линейного персонала»;
• управление арендными отношениями — платежи и их типы, реестр дебиторской задолженности, контроль сроков продления договоров с уведомлениями по СМС / e-mail / push, подключение контрагентов с проверкой по базе ЕГРЮЛ/ЕГРИП, дашборды руководителя, а также другие.

Заключение

В России доступны CAFM (Computer-Aided Facility Management) от отечественных разработчиков. Системы поставляются On-Prem или предоставляются по подписке SaaS. Поставщики CAFM/IWMS решений активно расширяют возможности систем, адаптируют функционал и технологическую базу.

Сервисным компаниям и владельцам коммерческой недвижимости переход на CAFM/IWMS решения позволяет сэкономить время на сбор и обработку заявок, но при этом иметь доступ к учетно-операционных данным о портфеле корпоративной недвижимости. При выборе CAFM-системы стоит учитывать специфику конкретных объектов и необходимые функции системы для решения задач.