CAFM (Computer-Aided Facility Management) — компьютерные средства автоматизации управления инфраструктурой недвижимости. Это ИТ-решения для оцифровки процессов эксплуатации недвижимости и взаимоотношений с субъектами (арендаторами, подрядчиками и др.).
CAFM-системы позволяют:
- обеспечить быструю реакцию на обращения в процессе эксплуатации — не работает кондиционер, протекает кран, появился мусор на этаже, сломалась система вентиляции;
- создать цифровых двойников оборудования и инженерной инфраструктуры, обеспечить своевременное обслуживание — пожарные извещатели, огнетушители, кондиционеры, датчики движения;
- принять взвешенное решение с опорой на BigData — сколько расходников закупить, где недорабатывают подрядчики, когда проводили ТО СПС;
- обеспечить прозрачные взаимоотношения с арендаторами, государственными органами, подрядчиками — оценка инцидентов, персональные фото- и видеоотчеты.
Системы CAFM (Computer-Aided Facility Management) для управления инфраструктурой объектов недвижимости, как правило, используют две категории заказчиков:
- клиент (владелец недвижимости, арендодатель, девелопер);
- сервисные компании (управляющая компания или facility-оператор).
Какие задачи решают CAFM-системы
Управление инфраструктурой недвижимости подразумевает решение ряда задач:
- клининг — уборка помещений, мойка фасадов, промышленная уборка, дезинфекция помещений;
- обслуживание территории — уборка мусора, вывоз снега, обслуживание газонов и клумб, озеленение, ландшафтный дизайн;
- ремонт — покраска мебели, устранение дефектов стен, строительные услуги;
- техобслуживание — электроснабжение, газоснабжение, кондиционирование и вентиляция, водопровод и канализация;
- пожарная безопасность — состояние противопожарного оборудование и эвакуационных путей, работа сигнализации, размещение указателей на случай эвакуации;
- сервисы — химчистка, кейтеринг, высотные работы, охрана и другие.
Параллельно с этим появляется вопрос — как обеспечить учет заявок и контроль исполнения (чтобы запросы на ремонт не терялись, техобслуживание выполнялось вовремя и т.д.).
Что представляют из себя такие системы с технической точки зрения
Обслуживание инфраструктуры крупных коммерческих объектов подразумевает необходимость учета (заявок, сроков, оборудования). Возможные варианты:
- вручную — заявки поступают на номер телефона / адрес электронной почты, вносятся бумажный журнал, раздаются на планерках сотрудникам, контроль и соблюдение стандартов качества зачастую под вопросом;
- в Excel, Google Docs — к документам есть доступ к нескольких сотрудников, которые оставляют заявки / пометки (сводить, контролировать, делать отчеты и аналитику достаточно сложно);
- с использованием CRM-систем (к примеру, Битрикс24) — ИТ-решения часто не позволяют обеспечить необходимую функциональность, нужны дорогостоящие доработки или интеграции;
- через несколько ИТ-решений (ПО Литограф + журнал заявок Odin) — нет единой системы управления и хранения данных, сложности с распределением ролей и / или заявок.
CAFM-системы — программные решения, которые разработаны специально для управления объектами недвижимости, решения общих и специфических задач компаний b2b.
Архитектура CAFM представлена двумя обязательными элементами:
- БД — база данных, в которой хранятся заявки, контакты, история обращений и другие сведения;
- графическое приложение — то, с чем непосредственно взаимодействуют сотрудники, ЛПР и другие субъекты.
Разработчики предлагают мобильное приложение для создания удобных рабочих мест исполнителей: чек-листы, база знаний, напоминания, автоматические отчеты и акты, заявки и другие.
CAFM-системы могут включать:
- системы автоматизированного проектирования (САПР, CAD) — LibreCAD, nanoCAD, FreeCAD, AutoCAD, BricsCAD, КОМПАС-3D, T-FLEX CAD;
- объектно-ориентированные базы данных (ООБД) — Cache, Cerebrum, IBM Lotus Notes/Domino, Jasmine, ObjectStore
- информационные модели зданий (BIM) — Archicad, Allplan, Revit (САПР от Autodesk), Renga;
- компьютеризированные системы управления техническим обслуживанием (КСУТО, CMMS) — Planny24, HubEx, Ellipse EAM, 1С:ТОИР, AMOS Maintenance and Procurement и другие.
Для построения отчетов и графиков могут использоваться системы визуализации (BI).
Функционал в системах CAFM
Наращивание и расширение функциональности систем CAFM привело к появлению новых маркетинговых терминов:
- CIFM — Computer Integrated Facilities Management;
- TIFM — Total Infrastructure and Facilities Management;
- IWMS — Integrated Workplace Management System;
- UIFM — Ubiquitous Infrastructure & Facilities Management.
Зачастую они используются как синонимы. Ниже разберем основную функциональность Computer-Aided Facility Management.
Управление портфелем недвижимости
CAFM-системы представляют аналитическую статистику по:
- составу и состоянию недвижимости — физический износ, технические / эксплуатационные / установочные и другие характеристики объектов эксплуатации;
- издержкам и доходам — показатели по видам эксплуатации, по уровням реестра недвижимости, удельные и абсолютные издержки, динамика затрат / дохода по периодам, оценка экономических характеристик (восстановительной стоимости и физического износа)
- использованию недвижимости — инвентаризация активов (первоначальная, периодическая), статистика по оборудованию / персоналу / мебели.
На основе данных CAFM-системы возможно прогнозирование будущего состава и качества портфеля недвижимости.
Управление арендой недвижимости
Системы CAFM используются для:
- администрирования договоров аренды — учет контрагентов и договоров, формирование регулярных счетов, взаимодействие с 1С:Бухгалтерия, распределение общих расходов (roll down), предоставление и учет индивидуальных услуг / сервисов арендаторам;
- мониторинга состава и характеристик объектов аренды — учет объектов и относящихся к ним активам (мебель, оборудование), реестры объектов (общий, занятые площади, свободные площади);
- планирования арендной деятельности — реестр рыночных арендных ставок, финансовый план (при 100% загрузке, при недозагрузке), бюджет поступления арендной платы, мониторинг должников, KPI арендной деятельности, отчеты.
Управление эксплуатацией недвижимости
CAFM-системы нужны для решения задач, связанных с управлением эксплуатации недвижимости:
- поверки, освидетельствования, техосмотры — планирование и выполнение ТО, идентификация дефектов на поэтажных планах с указанием степени критичности, анализ истории ремонтных работ, характеристики отказов и оценка надежности;
- техническое нормирование — ведение фирменных баз (ТО, ремонты, клининг), технологические карты, ГЭСН, ведение ТН (периодичность, ресурсоемкость, плановые ремонты и замены в течение полного жизненного цикла активов);
- планирование работ и ресурсов эксплуатации — долгосрочное / среднесрочное / краткосрочное планирование ремонтов, работ для подрядного выполнения, клининга, ТО и других, формирование ресурсных ведомостей;
- планирование бюджета эксплуатации — ведение фирменной базы стоимости ресурсов, ресурсные сметы, текущие / квартальные корректировки бюджета или секвестирование, а также другие.
Управление использованием недвижимости
Системы CAFM используются для:
- учета — размещения или перемещения подразделений / сотрудников / рабочих мест / активов (с визуализацией на плане);
- расчета — потребностей в площадях / ресурсах;
- анализа — эффективности использования недвижимости (KPI), обеспеченности подразделений активами и площадями.
Управление переездами
CAFM-системы помогают при:
- планировании — размещения рабочих мест, комплектации (мебель, оборудование), будущего использования недвижимости на основе норм размещения;
- администрировании переезда — маршрутные листы мебель и оборудования, минимизация утери и порчи благодаря использованию (штрих-кодирования, RFID).
Управление активами
CAFM-системы для управления активами нужны, чтобы работать с:
- объектами недвижимости — реестр участков / зданий / сооружений, технические и адресные характеристики, учет прав на объекта, реестр правообладателей, договоров страхования, гарантийных обязательств;
- инженерным оборудованием — штрих-кодирование, идентификация местоположения, реестр британия по системам, справочники характеристик;
- движимым имуществом — закрепление материально ответственных лиц, инвентаризация с идентификацией, реестры ТМЦ / ИТ-оборудования / спецтехники / предметов интерьера, формирование инвентаризационных ведомостей с возможностью выгрузки в Excel, а также другие.
В системах CAFM можно вести электронную библиотеку документации жизненного цикла активов в соответствии с требованиями законодательства. Это помогает контролировать наличие документов на инженерные системы и оборудование (техпаспорт, сертификаты), контролировать сроки окончания действия, автоматически рассылать уведомления ответственным лицам.
Управление сервисным обслуживанием
Функциональность CAFM-систем позволяет решить задачи:
- организация ServiceDesk — мультиканальный учет заявок 24/7;
- администрирование — процессы формирования / регистрации / маршрутизации заявок;
- организация диспетчерской службы для управления потоком заявок;
- контроль выполнения заявок, анализ качества работ / услуг.
Преимущества от использования системы
CAFM — система, которая позволяет наладить бизнес-процессы в области управления объектами недвижимости. В организационном плане Computer-Aided Facility Management можно сравнить с работой службы поддержки.
В зависимости от особенностей предприятия CAFM могут решать различные задачи.
Организация | Для каких основных задач внедряют CAFM | Каких целей помогает достичь система автоматизации |
Сервисные и управляющие компании, facility-операторы |
|
|
Владельцы недвижимости, инвесторы, девелоперы |
|
|
Крупные компании с операционной (корпоративной) недвижимостью |
|
|
Предприятия в области ЖКХ |
|
|
CAFM-системы обеспечивают преимущества для:
- руководителей и ответственных лиц — прозрачные бизнес-процессы и доступ к оперативным данным почти в режиме реального времени (динамика арендных доходов и расходов, аварии и прочие инциденты, критические сроки мероприятий, контроль сотрудников);
- арендаторов — повышение комфорта рабочей / жилой среды (заявки 24/7, возможность заказа платных услуг и / или бронирования активов, полная отчетность о работам и затратам в личном кабинете);
- сотрудников компаний — прозрачные процессы формирования задач и контроля исполнения (чек-листы, базы знаний, статусы заявок, перенаправление задач профильному отделу, мобильное рабочее место), автоматизация рутинного документооборота
Рост эффективности facility management
Системы автоматизации позволяют повысить эффективность Facility Management (FM) за счет:
- создания «единой точки» получения и обработки заявок — запросы не потеряются, «не зависнут» у сотрудников;
- маршрутизации заявок — настройка автоматического распределения заявок по ответственным;
- реакции на обращения арендаторов, собственников и посетителей — запросы принимаются и передаются в работу практически мгновенно;
- контроля сотрудников — чек-листы, базы знаний, статусы заявок;
- ППР и календарного планирования — распределение задач и нагрузки на сотрудников.
Сокращение издержек
Системы CAFM позволяют сократить издержки:
- общие (расходные материалы, материалы в запас, для эксплуатации, издержки на ведение документооборота);
- издержки на ТО;
- стоимость инвестированного капитала в стратегические запчасти и расходные материалы для эксплуатации;
- трудоемкость эксплуатации, безотлагательной коррективной эксплуатации, ТО, а также другие.
Прозрачность взаимоотношений
Системы CAFM позволяют обеспечить прозрачность взаимоотношений между арендодателями, арендаторами, подрядчиками, facility-операторами, сотрудниками, государственными органами.
Это достигается за счет ряда функций:
- фото- и видеоотчеты о проделанной работе;
- хранение истории внутренних взаимоотношений;
- организация (разграничение) допуска пользователей;
- идентификация активов, недвижимости, оборудования (штрих-кодирование, NFC, RFID);
- закрепление материально-ответственных лиц (МОЛ);
- ведение фирменной базы стоимости эксплуатационных ресурсов;
- расчет рыночной сметной стоимости первоначальной цены предложения;
- согласование работ с арендаторами, штатными сотрудниками и подрядчиками внутри одной системы.
Соответствие нормативно-законодательным актам
Работу офисов и коммерческих площадей в России могут проверять различные государственные органы:
- Министерство чрезвычайных ситуаций, МЧС, пожарная инспекция, пожарный надзор;
- Федеральная служба по техническому и экспортному контролю или экспортный контроль;
- Государственная инспекция труда, ГИТ, Роструд, трудовая инспекция;
- Санэпидемстанция, СЭС;
- Государственный земельный надзор, Росреестр;
- Роскомнадзор, Надзор в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций;
- Роспотребнадзор, а также другие.
Для владельцев коммерческой недвижимости актуален вопрос пожарных проверок (плановых, внеплановых, выездных, документарных в зависимости от степени риска здания).
Соблюдение норм законодательства подразумевает, что нужно:
- закупить огнетушители, поверять их и следить за сроками;
- привести в порядок систему пожарной вентиляции;
- оснастить здание указателями на случай пожара;
- освободить эвакуационные пути от захламления и так далее.
В CAFM-системах можно вести реестр оборудования, задавать сроки поверки, рассылать уведомления заинтересованным лицам о подготовке к пожарной проверке и так далее.
Системы автоматизации позволяют обеспечить соблюдение норм гражданского, гражданского-процессуального, налогового, административного законодательства:
- при заключении договоров аренды и допсоглашений;
- при выставлении счетов на оплату и получении средств от арендаторов;
- при получении запроса или иного документа государственных органов.
Рост рыночной стоимости активов
Опыт внедрения систем управления недвижимостью CAFM, по разным подсчетам, позволяет снизить издержки на 25–30% (в зависимости от особенностей компании) при параллельной оптимизации их структуры.
Основные моменты:
- техобслуживание оборудования продлевает срок службы и минимизирует риски аварийных ситуаций;
- доступ к реестрам объектов и визуализация позволяют максимизировать арендный доход;
- инвентаризация с идентификацией снижают риски утери и порчи имущества.
Удобство для сотрудников
Основные преимущества CAFM-систем для персонала:
- мультиканальный учет заявок;
- мобильные приложения и рабочие места;
- автоматизация рутины;
- экономия времени (к примеру, отказ от ежедневных планерок или еженедельных совещаний);
- базы знаний и чек-листы;
- автоматическая маршрутизация заявок.
По различным данным, период окупаемости систем класса CAFM/CIFM составит 9–11 мес. в зависимости от специфики организации. ROI проекта внедрения достигает 300% за первые 3 года эксплуатации.
Рейтинг CAFM-систем
При выборе CAFM/IWMS учитывают:
- возможность работы без кастомизации;
- качество отраслевой специфики;
- стоимость покупки (подписка, лицензия);
- возможность конфигурации;
- стоимость и сроки внедрения;
- функциональность, наличие мобильных приложений и т.д.
Заказчики из сферы b2b указывают на наличие рисков и вопросов. К примеру, это могут быть несовместимость с текущей IT-инфраструктурой на предприятии, высокая стоимость внедрения и организационные издержки, ограниченность функций новой системы, технические сложности.
Чтобы минимизировать риски, необходимо правильно выбирать поставщика CAFM/IWMS решения.
Okdesk
Okdesk — отраслевое ИТ-решение на основе CAFM и Service Desk с бесплатной демо-версией. Позиционируется как сервис для для оцифровки взаимоотношений с арендаторами и процессов эксплуатации коммерческой недвижимости.
Функции Okdesk:
- мультиканальный учет заявок;
- мобильное рабочее место персонала (приложения с возможностью стилизации);
- календарное планирование и ППР;
- автоматическое распределение заявок (маршрутизация).
Есть три тарифных плана с разницей в зависимости от количества объектов и сотрудников (исполнителей).
Okdesk внедрен в ряде бизнес-центров и ТРЦ Москвы, сетях многофункциональных офисных пространств, сервисных компаниях.
Разработчики предлагают возможность внедрения систем любой сложности.
1С: ТОИР
1С:ТОИР (Техническое Обслуживание и Ремонт) — система для автоматизации работы с промышленным оборудованием.
Функции:
- расчет ТМЦ, расходных материалов;
- формы («Показатели наработки», «Выявленные дефекты», «Учет контролируемых показателей»);
- объекты ремонта (базы оборудования, средств измерений, техники, систем);
- планирование ТО и ремонта;
- бюджетирование и расчет затрат на основе ремонтных заявок;
- контроль и учетных ремонтных работ (план-факт и другие инструменты);
- расчет потребности в персонале (диспетчер, инженер, механик, монтажник, слесарь).
1С: ТОИР входит в экосистему 1С. В случае с производственными объектами нужна интеграция 1С:ТОИР и 1С:ERP Управление предприятием.
Стоимость достигала 1 млн рублей (по состоянию на начало 2024 года). 1С: ТОИР позиционируется как решение для промышленных предприятий.
ValMaster
В линейке разработчика представлены:
- ValMaster FM — управление корпоративной недвижимостью, CAFM, Computer Aided Facilities Management (CIFM / TIFM / IWMS / UIFM);
- FSM — Field Service Management, управление эксплуатационным производством;
- BTI — технический учет недвижимости;
- PlanMaker — графическое приложение (визуализация и обоснование решений по всем функциям управления недвижимостью).
Разработчик — Научно-производственный центр инновационных технологий в недвижимости «ИНТЕХНЕДВИЖИМОСТЬ» — предлагает не только сам программный продукт, но и сопровождение процессов внедрения.
CAFM от данного вендора — это ValMaster FM, который поддерживает возможности:
- управление активами (недвижимость, инженерное оборудование, движимое имущество), эксплуатацией, арендой, использованием недвижимости;
- бизнес-аналитика портфеля недвижимости;
- более 250 отчетов (генераторы FastReport);
- схемы и графические планы (CADSoftTools);
- визуализация на карте.
Разработчики обещают полную готовность к промышленному использованию за 30 минут.
Comindware Мое здание
Комплексное ИТ-решение для эффективной эксплуатации недвижимости включено в реестр отечественного ПО. Основные возможности:
- автоматизация работы диспетчерской («Заявка-Наряд-Работы»);
- систематизация данных на складе, упрощение инвентаризации;
- автоматизация плановых обходов с использованием QR-кодов и NFC-меток;
- создание цифровых двойников с полным перечнем оборудования и необходимых работ;
- упрощение документооборота и процесса выставления счетов;
- CRM и управление историей взаимодействия с клиентами.
Срок внедрения под ключ — от 4 месяцев. Предлагают серверное и облачное решение.
O-din
Отраслевое web-приложение для профессиональных управляющих и эксплуатирующих компаний представляет собой набор модулей, которые может выбирать конкретный заказчик:
- Сервис-деск Эксплуатация — заявки по сервисам и категориям, дашборды с отчетностью, фильтрация, архив;
- модуль регулярных обходов — планирование повторяющихся работ и автоматическое формирование заявок с чек-листами;
- модуль ППР — реестр групп систем оборудования, оборудования с техкартой и статистикой работ, чек-листы, календарь ППР;
- модуль коммунальных услуг — приборы учета, даты показаний и поверок, возможность сбора данных с использованием модуля «Мобильное приложение линейного персонала»;
- управление арендными отношениями — платежи и их типы, реестр дебиторской задолженности, контроль сроков продления договоров с уведомлениями по СМС / e-mail / push, подключение контрагентов с проверкой по базе ЕГРЮЛ/ЕГРИП, дашборды руководителя, а также другие.
Критерий сравнения | Okdesk.CRE | 1С: ТОИР | ValMaster | Comindware Моё здание | O-din |
Наличие демо-версии | + | — | — | + | + |
Соответствие требованиям импортозамещения | + | + | + | + | + |
Реестр программного обеспечения | + | + | + | + | — |
Брендирование | + | — | — | + | + |
Поставка SaaS | + | + | + | + | + |
Решения On-Prem | По запросу | + | + | По запросу | + |
Наличие мобильного приложения | + | + | + | + | + |
Внедрение под ключ | + | — (через вендоров) | + | + | + |
Срок внедрения (по информации от разработчиков) | 1 месяц | От 3 месяцев | 30 минут | От 4 месяцев | От 1 недели до 1 месяца |
Полноценный веб-клиент | + | + | — | + | + |
Основные сферы использования | БЦ, ТРК, ТРЦ, офисные здания, управляющие компании | Промышленные предприятия | Крупный бизнес, девелоперы, сервисные компании | Управляющие компании, БЦ, ТРК, ТРЦ | БЦ, ТЦ, ЖК, складские и логические комплексы. |
Заключение
В России доступны CAFM (Computer-Aided Facility Management) от отечественных разработчиков. Системы поставляются On-Prem или предоставляются по подписке SaaS. Поставщики CAFM/IWMS решений активно расширяют возможности систем, адаптируют функционал и технологическую базу.
Сервисным компаниям и владельцам коммерческой недвижимости переход на CAFM/IWMS решения позволяет сэкономить время на сбор и обработку заявок, но при этом иметь доступ к учетно-операционных данным о портфеле корпоративной недвижимости. При выборе CAFM-системы стоит учитывать специфику конкретных объектов и необходимые функции системы для решения задач.